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# Glossar

# Glossar

Dieses Glossar erklärt die wichtigsten Begriffe, die Ihnen in DOCMAiTE begegnen. Die Begriffe sind alphabetisch sortiert.

---

## A

**Abonnement**
Reiter in den Einstellungen, über den Sie Informationen zu Ihrem DOCMAiTE-Abonnement einsehen und es verwalten können.

**Abruffrequenz**
Legt in einem Workflow fest, wie oft DOCMAiTE neue Dokumente aus den angebundenen Datenquellen abruft – manuell oder automatisch (jede Minute, alle 5 oder 15 Minuten, stündlich oder einmal täglich).

**Absender**
Die Person oder Einrichtung, die ein Dokument erstellt bzw. verschickt hat (z. B. eine Klinik oder Facharztpraxis). DOCMAiTE erkennt den Absender automatisch und kann ihn in Dateinamen und Akteneinträgen verwenden.

**Akteneintrag**
Der Eintrag, der nach der Freigabe eines Dokuments in die Patientenakte Ihres PVS übertragen wird. Er besteht aus Dokumenttyp, Behandlungsdatum, Dateibezeichnung und Dokumentationstext. Wie der Eintrag aufgebaut ist, legen Sie in den Einstellungen unter „Aufbau von Akteneinträgen“ und „PVS-Karteieintrag“ fest.

**Aktionen**
Werkzeugleiste in der Dokumentenansicht. Hier können Sie ein Dokument drucken, herunterladen, als KI-Orientierungsdokument speichern, aufteilen oder den Verlauf einsehen.

**Alle Dokumente**
Reiter auf der Startseite, der Dokumente aus allen Workflows gemeinsam anzeigt. Er kann in den Systemeinstellungen ein- oder ausgeblendet werden.

**API**
Schnittstelle zur Anbindung externer Systeme. Die Verbindung (Base URL, Benutzername, Passwort) wird zentral in den Einstellungen im Reiter „API“ eingerichtet und kann dort getestet werden. Eine API kann außerdem als Datenverbindung genutzt werden.

**Aufgabe**
Eine To-do für das Praxisteam, die direkt aus einem Dokument heraus angelegt wird, z. B. „Patienten einbestellen“ oder „Telefonische Kontaktaufnahme“. Aufgaben haben eine zuständige Person oder Gruppe, eine Wichtigkeit und eine Bearbeitungszeit.

**Aufgabenliste**
Übersicht aller Aufgaben. Sie können zwischen „Meine Aufgaben“ und „Alle Aufgaben“ wechseln und nach Status (offen, erledigt, gelöscht) sowie nach Aufgabentyp filtern.

**Aufgabenvorlage**
Vorlage mit vordefinierten Werten (Name, Zuständigkeit, Wichtigkeit, Bearbeitungszeit), mit der Aufgaben beim Bearbeiten eines Befundes schnell angelegt werden. Vorlagen verwalten Sie unter Einstellungen › Aufgaben.

## B

**Befund / Dokument**
Jede Datei, die über eine Datenquelle in DOCMAiTE eingeht – z. B. Arztbrief, Laborbefund oder Entlassbrief. Jedes Dokument erhält eine eindeutige Nummer (z. B. „DM #2“).

**Befundarchiv**
Archiv aller Dokumente, die bereits zur Übertragung freigegeben oder abgelehnt wurden.

**Befund-ID**
Eindeutige Kennung eines Dokuments in DOCMAiTE (z. B. „DM #123“). Sie kann im Freigabevermerk des Akteneintrags mit übertragen werden.

**Behandler-Matching**
Regel in einem Workflow, mit der neu eingetroffene Dokumente automatisch in diesen Workflow verschoben werden, wenn der im Dokument erkannte Behandler passt. Die überwachten Eingangsworkflows lassen sich dabei einschränken.

**Behandlungsdatum**
Das aus dem Dokument ausgelesene Datum der Behandlung bzw. der Ausstellung. Standardmäßig wird dieses Datum an das PVS übermittelt (siehe „Datum für GDT-Export“).

**Benennung (Dateiname)**
Bezeichnung, unter der ein Dokument im PVS abgelegt wird. Sie wird je Dokumenttyp nach einem festen Schema aus Platzhaltern zusammengesetzt, z. B. „AB Musterklinik Innere Medizin 01.01.2024“.

## D

**Datenquelle**
Eine Datenverbindung, aus der DOCMAiTE Dokumente abruft (z. B. Fax, KIM oder Scanner).

**Datenverbindung**
Verbindung zu einem System, aus dem Dokumente importiert oder in das sie exportiert werden. Mögliche Arten: E-Mail, KIM, lokaler Ordner, Netzlaufwerk und API. Jede Datenverbindung kann als Quelle, als Ziel oder als beides genutzt werden.

**Datenziel**
Eine Datenverbindung, in die freigegebene Dokumente übertragen werden – in der Regel Ihr PVS bzw. ein Ordner, den das PVS einliest.

**Dateiformat Export**
Legt bei einem Datenziel fest, in welchem Format die Dokumente übergeben werden, z. B. als Standard-PDF, GDT-Datei für ein bestimmtes PVS oder als Karteieintrag.

**Datum für GDT-Export**
Einstellung, welches Datum über das GDT-Feld 6200 an das PVS übermittelt wird: Behandlungsdatum, Eingangsdatum oder Freigabedatum.

**DB Sync Service**
Zusatzprogramm, das eine Echtzeit-Verbindung zur Patientendatenbank Ihres PVS herstellt. Es wird auf dem Praxis-Server installiert. Bei einigen PVS ist kein Programm nötig, weil die Verbindung über eine eingebaute Export- oder Statistikfunktion aktuell gehalten wird.

**Dokumentation**
Freitext zum Dokument (z. B. Diagnosen oder Medikation), der als Teil des Akteneintrags an das PVS übertragen wird. Er wird über ein Schema aus dem Dokumenttyp automatisch vorbefüllt und kann angepasst werden.

**Dokument aufteilen**
Funktion in der Dokumentenansicht, mit der eine Datei, die mehrere Dokumente enthält, in einzelne Dokumente getrennt wird.

**Dokumentenprüfung**
Automatische Prüfungen in der Dokumentenansicht, z. B. ob Begriffe aus einer Stichwortliste gefunden wurden und ob die Dateigröße eine Komprimierung erfordert.

**Dokumenttyp**
Kategorie eines Dokuments, z. B. Arztbrief, Befundbericht, Entlassbrief, Labor, Rezeptanfrage oder administratives Dokument. Der Dokumenttyp bestimmt, wie Dateiname und Dokumentation aufgebaut werden. Eigene Typen können unter Einstellungen › Dokument & Ablage angelegt werden.

## E

**Eingang**
Der Workflow, in dem neu eingetroffene Dokumente in der Regel zuerst landen, bevor sie geprüft, freigegeben oder weitergeleitet werden.

**Eingangsdatum**
Der Tag, an dem ein Dokument in DOCMAiTE eingegangen ist und erstmals verarbeitet wurde.

**Eingetroffene Befunde**
Die Startseite von DOCMAiTE. Sie zeigt auf einen Blick, wie viele Befunde auf Freigabe warten, wie viele Übertragungsfehler es gibt und wie viele Befunde im laufenden Quartal übernommen wurden. Darunter sind die Dokumente nach Workflows sortiert.

**Erkennung**
Die automatische Auswertung eines Dokuments durch die KI, z. B. von Patient, Absender, Dokumenttyp und Behandlungsdatum. Im Reiter „Erkennung“ der Einstellungen können Sie Bezeichnungen (etwa den eigenen Praxisnamen) von der Erkennung ausschließen.

## F

**Freigabe**
Die Bestätigung eines berechtigten Nutzers, dass ein Dokument korrekt erfasst ist und in das PVS übertragen werden darf. Erst mit der erforderlichen Anzahl an Freigaben wird die Übertragung ausgelöst.

**Freigabedatum**
Der Tag, an dem ein Dokument final freigegeben und an das PVS übertragen wird.

**Freigabevermerk**
Teil des Akteneintrags, der Herkunft und Freigabe dokumentiert – z. B. Befund-ID, Quelle, Freigabedatum und freigebende Person.

**Freigeben & Weiter**
Schaltfläche in der Dokumentenansicht, die das aktuelle Dokument freigibt und direkt das nächste öffnet.

## G

**GDT**
Standardisiertes Datenformat für den Austausch zwischen medizinischen Geräten bzw. Programmen und dem PVS. DOCMAiTE nutzt GDT, um Dokumente samt Metadaten an das PVS zu übergeben.

**GDT-Feld**
Feste Feldnummer im GDT-Format, z. B. 6200 für das Datum oder 6228 für den Dokumentationstext. Die Dokumentation kann alternativ in eine freie Kategorie (Felder 6330–6398) geschrieben werden.

**Gruppe**
Zusammenfassung mehrerer Nutzer, z. B. „Ärzte“ oder „MFAs“. Gruppen werden für die Sichtbarkeit von Workflows, die Gruppen-Freigabe und die Zuständigkeit bei Aufgaben genutzt.

**Gruppen-Freigabe**
Einstellung in einem Workflow, mit der festgelegt wird, wie viele Mitglieder einer Gruppe ein Dokument freigeben müssen.

## K

**KI-Orientierungsdokument**
Ein bereits bearbeiteter Akteneintrag, der als Beispiel gespeichert wird, damit die KI ähnliche Dokumente künftig besser erkennt. Verwaltung unter Einstellungen › Erkennung.

**KI-Platzhalter**
Siehe „Platzhalter“.

**KIM**
Kommunikation im Medizinwesen – der sichere E-Mail-Dienst der Telematikinfrastruktur. Über eine KIM-Datenverbindung können eArztbriefe und andere Dokumente direkt empfangen werden.

**Komprimierung (PDF-Komprimierung)**
Verkleinert große PDF-Dateien vor der Übertragung. Maximale Größe pro Seite und Bildqualität legen Sie unter Einstellungen › Dokument & Ablage fest.

## N

**Neue:r Patient:in**
Kennzeichnung in der Dokumentenansicht, wenn der erkannte Patient noch nicht in der Patientendatenbank von DOCMAiTE vorhanden ist.

**Nutzer**
Ein persönliches DOCMAiTE-Konto. Jeder Nutzer hat eine Rolle (z. B. Admin, Manager oder Nutzer) und kann einer oder mehreren Gruppen zugeordnet sein. Verwaltung unter Einstellungen › Nutzerverwaltung.

## P

**Patienten**
Übersicht aller Patienten in der DOCMAiTE-Datenbank. Sie können nach PVS-ID, Name oder Geburtsdatum suchen und die zugehörigen Befunde aufrufen.

**Platzhalter**
Variable Bausteine, die die KI aus dem Dokument ausliest und in Dateinamen oder Dokumentation einsetzt, z. B. Absender_Name, Fachrichtung, Erstellungsdatum oder Diagnose-Codes. Eigene Platzhalter mit eigenem Prompt und Vorschlagsliste können angelegt und an einem echten Dokument getestet werden.

**Protokolle**
Seite zur Prüfung des aktuellen Ausführungsstatus. Sie zeigt Fehler, aktive und abgeschlossene Aufgaben des Systems (z. B. Dateneingang, Datenausgang, E-Mail-/KIM-Verarbeitung). Fehlerfrei abgeschlossene Einträge werden nach 30 Tagen gelöscht.

**PVS**
Praxisverwaltungssystem – die Software, in der Ihre Praxis Patientenakten führt (z. B. Duria, medatixx, Medical Office, T2med, tomedo). DOCMAiTE überträgt freigegebene Dokumente in das PVS.

**PVS-ID**
Die Patientennummer aus Ihrem PVS, über die DOCMAiTE Dokumente dem richtigen Patienten zuordnet.

**PVS-Karteieintrag**
Einstellung, die bestimmt, wie der Text aufgebaut ist, der als Akteneintrag an das PVS übertragen wird – mit Überschrift, Freigabevermerk, Dokumentation und Trennzeichen. Eine Vorschau zeigt das Ergebnis.

**PVS-Link / PVS Link App**
Die PVS Link App sorgt dafür, dass der Link „Patient im PVS öffnen“ in der Dokumentenansicht funktioniert. Sie muss auf jedem Arbeitsplatz installiert werden.

## Q

**Quelle**
Die Datenverbindung, über die ein Dokument eingegangen ist (z. B. Fax, KIM, Scanner oder Upload).

## S

**Status**
Zeigt, in welchem Bearbeitungsschritt sich ein Dokument befindet:

- **Erkennung läuft** – das Dokument wird gerade von der KI ausgewertet.
- **Warte auf Freigabe** – das Dokument muss noch geprüft und freigegeben werden.
- **Wird übernommen** – das Dokument wird gerade an das Datenziel übertragen.
- **Fehler** – bei der Verarbeitung oder Übertragung ist ein Fehler aufgetreten.

**Stichwort Erkennung / Stichwortliste**
Listen mit Begriffen, bei deren Vorkommen ein Dokument hervorgehoben wird – etwa um wichtige Befunde schneller zu erkennen. Schlüsselworte können außerdem genutzt werden, um Dokumente automatisch in einen bestimmten Workflow zu verschieben.

**Synchronisierung (Patientendatenbank)**
Abgleich der Patientendaten zwischen PVS und DOCMAiTE. Ist sie nicht aktiv, werden nur Patienten angezeigt, zu denen bereits Befunde vorliegen.

## U

**Übernahme ablehnen**
Schaltfläche in der Dokumentenansicht, mit der ein Dokument nicht in das PVS übertragen wird. Abgelehnte Dokumente sind im Befundarchiv zu finden.

**Ungelesene Befunde**
Übersicht aller Dokumente, die Sie persönlich noch nicht freigegeben haben – auch solche, für die Ihre Freigabe nicht erforderlich ist oder die bereits übertragen wurden.

## V

**Verlauf**
Zeigt in der Dokumentenansicht die Historie eines Dokuments, also wer wann welche Änderung oder Aktion vorgenommen hat.

## W

**Weiterleitung**
Verschieben eines Dokuments in einen anderen Workflow, z. B. vom Eingang in den Workflow eines bestimmten Arztes. Welche Workflows als Ziel vorgeschlagen werden, wird in den Workflow-Einstellungen festgelegt.

**Workflow**
Definiert, wie eingehende Dokumente verarbeitet werden: aus welchen Datenquellen sie importiert werden, für wen sie sichtbar sind, wer sie freigeben muss und an welche Datenziele sie übertragen werden. Workflows erscheinen als Reiter auf der Startseite (z. B. „Eingang“, „MFA to-do“ oder ein Workflow je Arzt).