Checkliste: Ihre ersten Schritte nach der Einrichtung von DOCMAiTE

Lesedauer: ca. 5 Minuten

Die Checkliste als Video finden Sie hier.

Herzlichen Glückwunsch, die technische Einrichtung von DOCMAiTE ist abgeschlossen! Damit DOCMAiTE in Ihrer Praxis von Anfang an zuverlässig arbeitet, sollten Sie jetzt noch ein paar Grundeinstellungen vornehmen. Diese Checkliste führt Sie in der empfohlenen Reihenfolge durch die wichtigsten Schritte.

Hinweis: Für die meisten Schritte benötigen Sie ein Konto mit der Rolle Admin. Nutzer mit der Rolle Manager können Workflows und Datenverbindungen bearbeiten, aber keine Nutzer anlegen.

Auf einen Blick

• Schritt 1: Gruppen und Nutzer anlegen
• Schritt 2: Eigene Bezeichnungen von der Erkennung ausschließen
• Schritt 3: Workflows anlegen
• Schritt 4: Die Seite mit den Dokumenttypen kennenlernen

Schritt 1: Gruppen und Nutzer anlegen

Wo: Einstellungen → Nutzerverwaltung

Jede Person in Ihrer Praxis, die mit DOCMAiTE arbeitet, sollte ein eigenes Nutzerkonto bekommen. So ist jederzeit nachvollziehbar, wer welches Dokument freigegeben hat.

1a) Gruppen erstellen

Wir empfehlen, zuerst die Gruppen anzulegen, weil Sie diese beim Anlegen eines Nutzers direkt auswählen können.

1. Klicken Sie im Bereich Gruppen auf Gruppe erstellen.
2. Vergeben Sie einen eindeutigen Namen, z. B. Ärzte und MFAs.

Warum Gruppen? Gruppen fassen mehrere Mitarbeiter zusammen. Bei der Freigabe von Befunden in einem Workflow können Sie dann einfach eine Gruppe hinterlegen, statt jeden Mitarbeiter einzeln auszuwählen. Gruppen steuern außerdem, welche Workflows für wen sichtbar sind (siehe Schritt 3).

1b) Nutzer hinzufügen

1. Klicken Sie im Bereich Nutzerkonten auf Nutzer hinzufügen.
2. Füllen Sie die Felder aus:
3. • Nutzername (Pflichtfeld): Die Anmeldekennung, z. B. Initialen wie ls oder cm
   • Passwort (Pflichtfeld)
   • Vorname / Nachname (optional, aber empfohlen): Der Name erscheint später in Listen und bei der Freigabe. Ohne Namen sehen Sie dort nur den Nutzernamen.
   • Rolle: Legt die Berechtigungen fest (siehe unten)
   • Gruppe: Ordnet den Nutzer z. B. den Ärzten oder den MFAs zu
3. Bestätigen Sie mit Konto anlegen.

Welche Rolle ist die richtige?

Tipp: Vergeben Sie die Rolle Admin nur an ein bis zwei Personen. Alle anderen arbeiten meist problemlos mit Nutzer oder Manager.

Schritt 2: Eigene Bezeichnungen von der Erkennung ausschließen

Wo: Einstellungen → Erkennung → Bezeichnungen von der Erkennung ausschließen

DOCMAiTE liest eingehende Dokumente automatisch aus und erkennt dabei unter anderem den Absender und den Behandler. Auf fast jedem Arztbrief steht aber auch Ihr eigener Praxisname oder der Name des empfangenden Arztes, etwa in der Anschrift („An: Praxis Dr. Müller …“). Ohne diese Einstellung kann es passieren, dass DOCMAiTE Ihre eigene Praxis fälschlicherweise als Absender erkennt.

So geht's:

1. Klicken Sie unter Einträge auf Hinzufügen.
2. Tragen Sie jeweils eine Bezeichnung ein, die nicht als Absender oder Behandler erkannt werden soll.
3. Wiederholen Sie das für alle relevanten Schreibweisen.

Was sollten Sie eintragen?

• den Namen Ihrer Praxis bzw. Ihres MVZ, z. B. Hausarztpraxis am Markt
• die Nachnamen aller Ärztinnen und Ärzte Ihrer Praxis
• gängige Varianten, wie Sie in Briefen angeschrieben werden, z. B. Praxis Dr. Schmidt, Gemeinschaftspraxis Schmidt & Müller

Tipp: Schauen Sie sich zwei oder drei typische Arztbriefe an, die Sie erhalten. Wie steht Ihre Praxis dort im Adressfeld? Genau diese Schreibweisen gehören in die Liste.

Schritt 3: Workflows anlegen

Wo: Konfiguration → Workflows → Neuen Workflow definieren

Ein Workflow legt fest, wie eingehende Dokumente verarbeitet werden: woher sie kommen, wer sie sieht, wer sie freigeben muss und wohin sie anschließend übertragen werden. Jeder Workflow erscheint später als eigene Ansicht auf Ihrem Dashboard.

Typische Workflows in einer Praxis:

• Eingang: Hier landen zunächst alle neuen Dokumente.
• MFA to-do: Dokumente, die das Praxisteam bearbeiten soll
• Je ein Workflow pro Arzt, z. B. Dr. Schmidt: Dokumente, die der jeweilige Arzt sichten und freigeben soll

Die Einstellungen im Überblick

Grundeinstellungen

• Name des Workflows: Wählen Sie einen kurzen, eindeutigen Namen. So erscheint der Workflow auf dem Dashboard.

Import und Verarbeitung

• Abruffrequenz: Wie oft DOCMAiTE nach neuen Dokumenten sucht, von Manuell bis Automatisch, jede Minute. Für den Eingangs-Workflow empfehlen wir eine automatische Abfrage jede Minute.
• Import aus folgenden Datenquellen: Wählen Sie die Quellen aus, die bei der Einrichtung angebunden wurden, z. B. Fax, KIM oder Scanner.

Sichtbarkeit

• Workflow ist sichtbar für: Legen Sie fest, welche Gruppen diesen Workflow sehen.
• Weiterleitung in folgende Workflows vorschlagen: Bestimmen Sie, in welche anderen Workflows Dokumente von hier aus weitergeleitet werden können, z. B. vom Eingang in MFA to-do.

Regeln zum automatischen Verschieben

• Schlüsselworte: Dokumente, die bestimmte Begriffe enthalten, werden beim ersten Eintreffen automatisch in diesen Workflow verschoben. Beispiel: „Rezeptanfrage“ → Workflow MFA to-do.
• Behandler-Matching: Ordnet Dokumente anhand des erkannten Behandlers automatisch dem passenden Workflow zu. Das ist besonders praktisch für die Workflows einzelner Ärzte.

Freigabe und Export

• Zur Freigabe autorisierte Nutzer: Wer darf Dokumente aus diesem Workflow freigeben?
• Anzahl benötigter Freigaben: Wie viele der ausgewählten Nutzer müssen zustimmen? (0 = alle)
• Gruppen-Freigabe: Alternativ eine ganze Gruppe als Freigabeberechtigte hinterlegen, z. B. Ärzte
• Übertragung in folgende Datenziele: Wohin freigegebene Dokumente übertragen werden, in der Regel Ihr Praxisverwaltungssystem (PVS).

Klicken Sie abschließend auf Workflow erstellen.

Tipp: Über Jetzt ausführen in der Workflow-Übersicht können Sie einen Workflow sofort testen. Mit Reihenfolge auf dem Dashboard legen Sie fest, in welcher Reihenfolge die Workflows auf der Startseite erscheinen.

Schritt 4: Die Seite mit den Dokumenttypen kennenlernen

Wo: Einstellungen → Dokument & Ablage → Aufbau von Akteneinträgen

DOCMAiTE erkennt automatisch, um welche Art von Dokument es sich handelt, und benennt es nach einem festen Schema. Auf dieser Seite sehen Sie, welche Dokumenttypen es gibt und wie die Dokumente später in Ihrer Patientenakte heißen.

Was Sie hier finden:

• Dokumenttypen: Bereits vorhanden sind u. a. Arztbrief, Entlassbrief, Befundbericht, Labor und Administratives Dokument.
• Beispielhafte Benennung: So sieht der Dateiname in der Akte aus, z. B. „AB Musterklinik Innere Medizin 01.01.2024“ für einen Arztbrief.
• GDT-Feld, GDT-Name und PVS-Kategorie: Hier steht, wie das Dokument an Ihr PVS übergeben wird.

Ein Klick auf einen Dokumenttyp zeigt Ihnen:

• das Schema für den Dateinamen: Es setzt sich aus festem Text und Platzhaltern zusammen, z. B. AB {Absender_Organisation} {Fachrichtung} {Erstellungsdatum}.
• das Schema für die Dokumentation: Damit legen Sie fest, welcher Text zusätzlich in die Karteikarte übernommen wird, z. B. Diagnosen.

Fehlt Ihnen ein Dokumenttyp, können Sie über Eigenen Typ definieren einen neuen anlegen.

Unsere Empfehlung: Sie müssen hier zunächst nichts ändern. Die Standardeinstellungen passen für die meisten Praxen. Prüfen Sie aber, ob die Benennungen zu den Gewohnheiten in Ihrer Praxis passen. Wenn Sie Anpassungen wünschen, helfen wir Ihnen gerne dabei.

Geschafft!

Wenn Sie alle vier Punkte abgehakt haben, ist DOCMAiTE bereit für den Praxisalltag:

• Ihr Team hat eigene Zugänge mit passenden Rollen und Gruppen.
• Ihre Praxis wird nicht mehr versehentlich als Absender erkannt.
• Eingehende Dokumente landen automatisch im richtigen Workflow.
• Sie wissen, wie Ihre Dokumente in der Akte benannt werden.

Fragen oder unsicher bei einem Schritt? Weitere Anleitungen finden Sie jederzeit unter Info & Hilfe in DOCMAiTE oder im Hilfecenter auf help.docmaite.de.

Aktualisiert am: 21/10/2026